MMM mars 2023: Hur får man ut maximal nytta av e-arkivet över tid?
Hur får man ut maximal nytta av


De flesta av våra iipax archive-kunder har upphandlat och inför e-arkiv för första gången. Både system och arbetssätt är helt nya och efter lyckat införandeprojekt står man ofta inför andra utmaningar. E-arkivet blir många gånger snabbt en central del i digitaliseringen, vilket ställer vidare krav. Den egna organisationen är ovan att hantera e-arkiverat material, så hur maximerar man då nyttan över tid och undviker att arbetet med e-arkiveringar avstannar?
Etablera en metod för e-arkiveringar
För att få smidiga e-arkiveringar krävs en bra metod för arbetet. Gränssnittet mellan ansvaret för verksamheten och arkivfunktionen måste var extremt tydlig. Vi på Ida Infront har en leveranshandbok som beskriver de olika stegen, från värdering av information att e-arkivera till slutförd e-arkivering. Den finns som mall och anpassas till den egna organisationen och arbetssätten och vi kan erbjuda stöd och utbildning för att införa metoden.
Kontinuerligt stöd
Ett bra sätt att få löpande stöd i arbetet med e-arkivering är ett förvaltningsavtal. Flera av våra kunder har sådana för att enkelt kunna avropa stöd vid e-arkiveringar, utbildningar mm. Det ger en möjlighet till en kontinuitet och snabb hjälp när behovet är som störst.
Utbildning
Utbildning är a och o, men glöm inte att informera och utbilda sällananvändarna också. Vi kan hjälpa till att hålla korta utbildningar för både it-arkivarie och sällananvändare. Kombinerat med information om vad er verksamhet kan förvänta sig av e-arkivet, blir detta ofta en bra kombination.
Erfarenheter från andra kunder
Vi genomför årligen två användarforum och genom deltagande kan ni byta erfarenheter med andra iipax archive-kunder. Inom kort kommer vi att bjuda in till nästa träff som äger rum i maj, och med pandemin bakom oss ser vi fram emot att åter igen anordna träffen fysiskt, men med möjlighet att delta digitalt. Håll utkik i er mailinkorg och/eller via www.idainfront.se/anvandarforum
Hör gärna av er om ni vill ha tips och råd om hur ni kan få ut ännu mer nytta av ert e-arkiv – iipax archive!
MÖT VÅR NYA MEDARBETARE
Varmt välkommen till vårt Linköpingskontor
Olivia!
Hej Olivia, vad gör du på Ida Infront?
Jag är systemutvecklare i Team Energy, som arbetar med vår kund Energimyndigheten.
Hur hamnade du på Ida Infront?
Efter min tid på Linköpings Universitet hade jag hört om Ida Infront på mässor och runt campus och det jag hörde var positivt. Jag såg sedan en annons på LinkedIn och efter att ha läst in lite mer om vad Ida Infront gjorde tyckte jag att det verkade spännande att jobba med system som är samhällsnyttiga. Jag kom direkt från universitetet och kände att jag verkligen skulle kunna lära mig mycket här.
Vad betyder våra värderingar – We make friends, We are the solution, We build trust – för dig?
För mig handlar det främst om hur vi medarbetare interagerar med varandra, då jag inte har någon direkt kontakt med kund. Jag kände direkt att alla som jag stötte på var otroligt hjälpsamma och måna om att jag skulle känna mig välkommen. Det har aldrig varit svårt att be om hjälp med både stort och smått, med allt från utvecklarfrågor till hur saker fungerar i lunchrummet. Jag är inte rädd för att vara mig själv på jobbet, vilket jag tycker är otroligt viktigt.
Om du skulle beskriva dig med tre ord, vad skulle du säga då?
Nördig, noggrann, fantasifull.
Vad gör du helst på din fritid?
Jag spelar spel i olika former. Brädspel, dator/tv-spel, kortspel, rollspel och figurspel. Jag tycker även om att skapa där jag syr, stickar, virkar, broderar och allt möjligt annat. Leker även med min hund och gosar med någon av mina tre katter.
Vad ser du mest fram emot nu?
Fortsätta lära mig mer om olika tekniker och kanske hitta ett område jag vill skaffa spetskompetens inom. Jag vill också besöka Energimyndigheten för att se hur de jobbar.
Slutligen, om du fick äta middag med vem som helst i världen – vem skulle du välja och varför?
Dr Monique Botha, som är en autistisk person som forskar kring autism. Eftersom jag själv är autistisk tror jag det hade varit spännande att utbyta erfarenheter och få perspektiv från någon som genomfört forskning på högre nivå.
Tack för denna gång. Vi passar på att önska glad påsk och en trevlig långhelg. Vi hörs snart igen!
Rebecka Spiik mars 27th, 2023
Posted In: Monday Morning Mail
Etiketter: Ida Infront, iipax archive
MMM feb 2023: Rättsgenetik löser gåtor och iipax säkerställer ledtrådarna…
Rättsgenetik löser gåtor och
iipax säkerställer ledtrådarna…


P.S. För den som är intresserad av de DNA-profiler som tas fram vid släktskapsanalyser så finns det mycket information att hämta hos de rättsmedicinska avdelningarna både i Sverige och i Norge. Där kan man få förståelse för de markörer (STR) som undersöks vid de olika analyserna och mer kött på benen kring hur DNA-profilerna byggs ihop.
MÖT VÅR NYA MEDARBETARE
Varmt välkommen till vårt Linköpingskontor
Camilla Krook
Hej Camilla, vad gör du på Ida Infront?
Jag jobbar som konsultchef/linjechef inom vårt affärsområde Enterprise Solutions. Den rollen innebär bland annat ansvar för personal och kompetensförsörjning inom enheten.
Hur hamnade du på Ida Infront?
Jag fick ett mycket gott intryck av Ida Infront som företag och att få jobba med det jag brinner för och dessutom få vara en del av den samhällsnytta Ida Infront bidrar med kändes valet självklart.
Om du skulle beskriva dig med tre ord, vad skulle du säga då?
Spontan, omtänksam och positiv.
Vad gör du helst på din fritid?
Fritiden spenderar jag helst med min familj och vänner. Vi har börjat spela en del brädspel vilket är jättekul. Jag gillar också att röra på mig i form av funktionell träning eller en löptur i skogen.
Vad ser du mest fram emot nu?
Just nu jobbar jag mycket med rekrytering och ser fram emot att få anställa ett gäng duktiga systemutvecklare.
Slutligen, om du fick äta middag med vem som helst i världen – vem skulle du välja och varför?
Dalai Lama. Han verkar klok.
Tack för denna gång. Vi hörs i snart igen!
Rebecka Spiik februari 28th, 2023
Posted In: Monday Morning Mail
Etiketter: Ida Infront, iipax archive
Monday Morning Mail januari 2023: Hållbar e-arkivering med iipax archive
God måndag,
Vi hoppas att din dag börjat på bästa sätt. I detta årets första Monday Morning Mail känns det roligt att få summera senaste tidens affärer, berätta om ett kommande projekt samt presentera en av våra nyare medarbetare. Men, först ska vi alltså prata…
Hållbar e-arkivering med
iipax archive
Tekniska verken i Linköping
I vår hemort, Linköping, finns koncernen Tekniska verken som med sina ca 1 000 anställda främst arbetar inom energiområdet. När det stod klart att de valt iipax archive kunde vi inte annat än känna oss väldigt glada och stolta. De är en stor och viktig koncern i och för vår stad och region som har stort fokus på en av vår tids viktigaste frågor – hållbarhet.
”Vi ser fram emot ett gott samarbete med Ida Infront när vi nu tar steget från ett analogt arkiv till ett e-arkiv. Vi är nöjda med denna helhetslösning som möjliggör nästa kliv i koncernens digitaliseringsresa.”
– Jessica Ståhls, Avdelningschef Informationshantering på Tekniska verken
Fem kommuner i Jämtland
Inte långt efter beskedet om Tekniska verken fick vi det glädjande beskedet att kommunerna Berg, Bräcke, Härjedalen, Ragunda samt Åre också vill e-arkivera med iipax archive. Efter kommunernas utvärdering fick vi fint betyg på användbarheten och funktionen, vilket ger oss ett kvitto på det arbete som gjorts hittills.
Men produktutvecklingen fortsätter. Med den mängd elektronisk information som både finns idag och som kommer att fortsätta öka, växer också kraven på säker och smart arkivering. Och det är två fokus vi har i arbetet med iipax archive och iipax ags.
Sommarprojekt med studenter
Varje sommar välkomnar vi en grupp studenter som får arbeta med ett projekt som rör något vi vill testa inom vår produktutveckling. Resultaten av sommarprojekten utvärderas för beslut om fördjupat arbete eller om projektet ska få vila. Den här typen av samarbete ger oss möjlighet att ta del av studenters nya insikter, lärdomar och reflektioner och i utbyte får de praktisera och arbeta med och i riktiga systemutvecklingsmiljöer.
Vi vet att många av våra kunder använder Outlook för mailhantering. Därför vill vi att studenterna i år implementerar en integration som gör kontakter i Outlook tillgängliga även i iipax i hopp om att detta gör mailandet smidigare. Och i slutet av sommaren har vi förhoppningsvis svaret på den frågan.
MÖT VÅR NYA MEDARBETARE
Varmt välkommen till vårt Linköpingskontor
Ellen Fast
Hej Ellen, vad gör du på Ida Infront?
Jag jobbar som projektledare och verksamhetskonsult i affärsområdet Archive & Com och där arbetar jag med vår arkivprodukt. Där hjälper jag våra kunder med exempelvis inläsningar till deras arkiv, utbildningar eller ETL-uttag av data från olika verksamhetssystem.
Hur hamnade du på Ida Infront?
Jag fick ett tips från en bekant som jobbade på Ida Infront att de sökte någon för rollen verksamhetskonsult. Jag fick ett gott intryck av företaget och då jag relativt nyligen tagit examen från universitetet, kände jag att detta var en rolig roll jag skulle kunna växa och lära mig mycket i.
Om du skulle beskriva dig med tre ord, vad skulle du säga då?
Glad, nyfiken och lite envis.
Vad gör du helst på din fritid?
Då är jag en hejare på att sticka! Annars spelar jag innebandy i Borensberg eller löptränar då och då.
Vad ser du mest fram emot nu?
Det känns som jag fortfarande lär mig något nytt varje dag om vår produkt, och det ser jag fram emot att fortsätta göra!
Slutligen, om du fick äta middag med vem som helst i världen – vem skulle du välja och varför?
Då skulle vilja gå på middag hos Hanna Hellquist och hennes hund Ines, det känns som det skulle vara en prestigelös middag med god mat och god stämning!
Tack för denna gång. Vi hörs i snart igen!
Rebecka Spiik januari 30th, 2023
Posted In: Monday Morning Mail
Etiketter: Ida Infront, iipax archive
Monday Morning Mail november 2022: iipax case och visionen vi måste ha!
God måndag,
Vi hoppas din dag har börjat bra och att den första adventshelgen blev som du tänkt dig. I detta näst sista Monday Morning Mail för 2022 lämnar vi över ordet till vår produktchef för iipax case, Johan Söderqvist…
”Vi har en vision.
Det måste man ha.”
För en tid sedan satt jag och pluggade företagsekonomi med min 16-åriga dotter. Vi läste att som produktbolag är det viktigt att tänka stort och tidlöst. Formulera en vision. En ledstjärna. Något att sträva efter. Omvandla till mission som fångar innebörd och ger daglig vägledning. Kombinera med starka värderingar och sammanfatta allt i ett käckt budskap som får plats på era reklampennor.
När jag förhör henne på viktiga begrepp så kommer vi in på följande:
– Vad gör du egentligen på Ida Infront?
– Jag är produktchef och ansvarar för en produkt som heter iipax case.
– Vadå!? Jag som trott att du nördar med programmering hela dagarna. Jobbar du med sånt här?
– Jo jag har varit programmerare, men det var flera år sen. Idag jobbar jag halva tiden med iipax case och andra halvan som verksamhetskonsult.
Efter det så var det min dotter som förhörde mig. Det blev många frågor om mina erfarenheter och min syn på produktutveckling. En del av det vi pratade om tänkte jag passa på att dela med mig av här.
Vi har en vision. Det måste man ha. Det lärde vi oss redan på gymnasiet… iipax case ska vara Sveriges bästa standardprodukt för effektiv ärende-/dokumenthantering hos myndigheter (som du förstår så har vi stora pennor på Ida Infront).
För att vår vision ska få en mening och praktiskt värde så behövs något mer. Något som vi har nytta av i det dagliga arbetet och som hjälper oss att göra rätt val. För att hitta det så ställer vi oss frågan: Hur uppfattar användaren det system som beskrivs i vår vision? Svår fråga. Finns flera svar. Förändras säkert över tid.
Vi valde att ta oss an frågan genom att gå igenom återkoppling och önskemål från våra kunder. Positivt och negativt. Möjligt och omöjligt. Med det som utgångspunkt hittade vi på uttalanden från användare som arbetar i systemet i visionen.
- Jag föredrar att arbeta i iipax case, det är intuitivt och lätt att förstå
- I iipax case så hittar jag informationen jag söker och funktionen jag vill använda
- iipax case underlättar min arbetsdag och hjälper mig att göra rätt saker
- Jag känner mig trygg när jag använder iipax case
- iipax case är flexibelt och kan anpassas till min organisations behov
- iipax case är ett levande system som utvecklas i takt med vår verksamhet
Visionen, frågeställningen och våra påståenden sammanfattades i en bild:
Varje åtgärd vi gör i iipax case ska kopplas till minst ett av dessa fyra områden. På så vis strävar vi för visionen i vår produktutveckling. Med förhoppning att allt vi gör skapar värde för våra användare och tar oss ett steg i rätt riktning.
Min dotter tycker att det låter bra. Vad tycker du?
Product Manager för iipax case
MÖT VÅR NYA MEDARBETARE
Varmt välkommen till vårt Linköpingskontor;
Niklas Hägg
Hej Niklas, vad gör du på Ida Infront?
Systemutvecklare i arkivteamet och lägger dagarna på att utforska egenheterna hos iipax och Java.
Hur hamnade du på Ida Infront?
Fick bra känsla för chefen vid samtal. Känslan av att språk inte var det viktiga utan programmeringskompetens som en grundförmåga. Det var en skön skillnad mot alla konsultrekryterare som tror att HTML är ett programmeringsspråk
Om du skulle beskriva dig med tre ord, vad skulle du säga då?
Omöjligt att göra.
Vad gör du helst på din fritid?
Det finns mycket på min vill-lista. Framförallt är det familjen som äter tid på olika sätt. Spela Baldur’s Gate med dem har varit en höjdpunkt i närtid. Annars läser jag gärna böcker (främst fantasy), promenerar med familjen eller vidareutvecklar min förståelse för världen och människor. Framöver skulle jag vilja återuppta hobbyprojekt inom Machine Learning.
Vad ser du mest fram emot nu?
Komma över iipax-tröskeln så jag kan börja påverka produktutvecklingen med en utgångspunkt i förståelse för befintlig arkitektur.
Slutligen, om du fick äta middag med vem som helst i världen – vem skulle du välja och varför?
Ingen aning om vem som faktiskt är högst upp på listan, men Dan Ariely är en som ligger bra till. Hans kurs i Irrational Behavior var en ren fröjd och han har gett mig många möjligheter att utforska mina egna (och andras) tillkortakommanden.
Tack för denna gång. Vi hörs i december igen!
Rebecka Spiik november 28th, 2022
Posted In: Monday Morning Mail
Etiketter: Ida Infront, iipax archive
Monday Morning Mail oktober 2022: iipax archive – en nödvändighet för en effektiv digitalisering!
iipax archive
– en nödvändighet för en effektiv digitalisering!
Med digitalisering kan många vinster och nyttor uppnås, och för att lyckas krävs flera olika saker. En viktig del i det arbetet handlar om att säkerställa att data, som är alldeles för värdefull för att raderas, kan nås över tid.
I iipax archive kan både gammal och ny information lagras och göras tillgänglig genom moderna användargränssnitt. Genom löpande avställning från verksamhetssystemen, uttag från gamla IT-system och skanning av papper samt mikrofiche kan all nödvändig och värdefull information samlas på ett och samma ställe. iipax archive kan användas i den egna IT-miljön eller köpas som tjänst. All lagring sker då givetvis i Sverige och med de sökmöjligheter som finns kan användare, kunder eller medborgare själva söka i direkt i systemet och finna den information de efterfrågar. Givetvis med hänsyn till sekretess och personuppgifter på lagrat material.
Med iipax archive fås en central punkt för lagring och tillgängliggörande av all typ av information.
.
Nu vill vi hälsa både er som är nyfikna på iipax archive samt er som redan arbetar i produkten, välkomna till höstens användarforum som rör just hållbar e-arkivering. Vi erbjuder två tillfällen med samma program:
- En spaning i e-arkiv-världen.
- En av våra kunder delar med sig av sina erfarenheter från 12 års användande av iipax archive.
- Fördjupning inom följande områden:
– Hur ökar vi användningen av vårt e-arkiv?
– Mellanarkiv – hur kan man använda det?
– Mitt arkiv – funktioner i modulen och hur kan man använda den?
– Behov av utbildning, vidareutbildning inom iipax archive.
|
|
.
Vi ser fram emot bra och givande dialoger. Varmt välkomna!
MÖT VÅR NYA MEDARBETARE
Varmt välkommen till vårt Linköpingskontor;
Patrik Timelin
Hej Patrik, vad gör du på Ida Infront?
Jag arbetar som säljare och kundansvarig, min titel är Sales Executive. Min uppgift är att hitta nya kunder och givetvis ta hand om våra befintliga kunder.
Hur hamnade du på Ida Infront?
Fick höra väldigt mycket positivt om bolaget från vänner. Jag har tidigare arbetat helt på distans och sökte något med utgångspunkt Linköping. Styrkan med Ida Infront är det familjära, alla vill hjälpa varandra för att komma framåt. Jag trivs extremt bra på Ida Infront.
Om du skulle beskriva dig med tre ord, vad skulle du säga då?
Ambitiös, social och positiv.
Vad gör du helst på din fritid?
Jag umgås och reser med min familj. Kombinationen mat och resa är helt oslagbar!
Vad ser du mest fram emot nu?
Ser fram emot att komma ut till verksamheterna och besöka dem på plats!
Slutligen, om du fick äta middag med vem som helst i världen – vem skulle du välja och varför?
Sir Alex Ferguson. Han får gärna berätta hur många historier och anekdoter som helst.
Tack för denna gång. Vi önskar dig en fin alla helgonshelg.
Vi hörs igen i slutet av november!
Rebecka Spiik oktober 31st, 2022
Posted In: Monday Morning Mail
Etiketter: Ida Infront, iipax archive