God morgon. I förra numret av Monday Morning Mail avslöjade vi att vi hade en ny affär att skriva om. Nu kan vi berätta att det är Södertälje kommun och Salems kommun som väljer en e-arkivlösning från oss på Ida Infront. Avtalet är på tre år och vi har kört igång för fullt med installation och utbildning.

E-arkiv till Södertälje kommun och Salems kommun

Södertälje kommun och Salems kommun har valt att samarbeta i satsningen på en ökad digitalisering. Tillsammans gjorde de en upphandling på e-arkiv som vi på Ida Infront vann. Båda kommunerna har fokuserat på funktioner för att ta emot, förvara, administrera och lämna ut digitala handlingar med hög informationssäkerhet och som samtidigt följer det lagen säger. Handlingar ska även bli mer tillgängliga för såväl medarbetare som medborgare. Visionen är en helt digitaliserad ärendeprocess, där ansökningar kommer in via en e-tjänst. Handläggning och beslut dokumenteras och signeras elektroniskt och därefter kan återkoppling och beslut skickas ut digitalt. När ärendet är färdigbehandlat, så sker en digital arkivering.

På sikt strävar kommunerna efter att bevara alla handlingar i digital form. Därför avropar de e-arkiv som tjänst och arbetet med att ansluta olika verksamhetssystem till e-arkivet har påbörjats. Det kommer att underlätta en mängd uppgifter internt och så småningom också göra handlingarna mer lättillgängliga för kommuninvånarna. Målet är att projekten ska vara klara senare i vår.

Intresset för e-arkiv ökar snabbt och vi på Ida Infront gläds som alltid över vår produkt iipax archives konkurrenskraft, inte minst när det gäller kommunernas satsningar med höga krav på tillförlitlighet och kvalitet. Några andra bevis på det är Stockholm, Borås, Ale, Partille och Kungsbacka kommuner som alla har valt lösningar från oss. De treåriga avtalen med Södertälje och Salem har ett initialt ordervärde på cirka två miljoner kronor.

Förvaltningsforum för våra arkivkunder

Utvecklingen av våra e-arkivlösningar pågår ständigt och den 2 februari genomförde vi en värdefull träff med flera av våra kunder, det vi kallar förvaltningsforum, denna gång med fokus på iipax archive. Drygt 20 personer kom till vårt kontor i Linköping och de representerade elva olika archive-kunder. Syftet med forumet är att ha ett stort öra mot marknaden och våra användare. Kunderna ger helt enkelt indata till Ida Infronts utveckling. Men en annan, och minst lika viktig del, är att de även kan skapa kontakt med varandra och utbyta erfarenheter. Mötet var mycket uppskattat och vi ser redan fram emot kommande träffar.

Driftsättning av EKN

Nyligen var det tårtkalas på kontoret i Linköping! Vi hade nämligen driftsättning av Exportkreditnämndens (EKN) nya systemstöd som ska bidra till ett likartat digitalt arbetssätt, för en ökad effektivitet och flexibilitet. I upphandlingen från 2014 betonades även kvaliteten på arbetet med bättre kontroll och översyn, likaså ökad sökbarhet och spårbarhet. Vi körde igång projektet i mars 2014 och arbetet har utförts i tre tydligt definierade steg. Version 1.0 driftsattes i juni 2014 och innehöll EKNs allmänna diarie baserat på iipax permission. Med version 1.2, som har driftsatts nu, kommer samtliga ärenden att hanteras via iipax, inklusive processtöd för hantering av ärenden. Och i framtiden kopplas många fler iipaxfunktioner in. Varje milstolpe är värd att fira och det här framgångsrika arbetet, i nära samverkan med kunden, gör oss extra stolta. Läs gärna caset på vår sajt (idainfront.se).

Arkivforum 2016

Den här gången har nyhetsbrevet handlat en hel del om e-arkiv. Därför passar det extra bra att avsluta med att påminna om Arkivforum 2016 den 9-10 mars på Grand Hotel i Stockholm – Sveriges ledande konferens inom e-arkiv och informationshantering. Vi finns förstås där och hoppas få träffa dig och diskutera smarta e-arkivlösningar. Välkommen!

Ha det så bra, så hörs vi i mars igen!

Barbro Edmark Wilén

ttp

februari 22nd, 2016

Posted In: Monday Morning Mail