Hur får man ut maximal nytta av
e-arkivet över tid?

De flesta av våra iipax archive-kunder har upphandlat och inför e-arkiv för första gången. Både system och arbetssätt är helt nya och efter lyckat införandeprojekt står man ofta inför andra utmaningar. E-arkivet blir många gånger snabbt en central del i digitaliseringen, vilket ställer vidare krav. Den egna organisationen är ovan att hantera e-arkiverat material, så hur maximerar man då nyttan över tid och undviker att arbetet med e-arkiveringar avstannar?

Etablera en metod för e-arkiveringar
För att få smidiga e-arkiveringar krävs en bra metod för arbetet. Gränssnittet mellan ansvaret för verksamheten och arkivfunktionen måste var extremt tydlig. Vi på Ida Infront har en leveranshandbok som beskriver de olika stegen, från värdering av information att e-arkivera till slutförd e-arkivering. Den finns som mall och anpassas till den egna organisationen och arbetssätten och vi kan erbjuda stöd och utbildning för att införa metoden.

Kontinuerligt stöd
Ett bra sätt att få löpande stöd i arbetet med e-arkivering är ett förvaltningsavtal. Flera av våra kunder har sådana för att enkelt kunna avropa stöd vid e-arkiveringar, utbildningar mm. Det ger en möjlighet till en kontinuitet och snabb hjälp när behovet är som störst.

Utbildning
Utbildning är a och o, men glöm inte att informera och utbilda sällananvändarna också. Vi kan hjälpa till att hålla korta utbildningar för både it-arkivarie och sällananvändare. Kombinerat med information om vad er verksamhet kan förvänta sig av e-arkivet, blir detta ofta en bra kombination.

Erfarenheter från andra kunder
Vi genomför årligen två användarforum och genom deltagande kan ni byta erfarenheter med andra iipax archive-kunder. Inom kort kommer vi att bjuda in till nästa träff som äger rum i maj, och med pandemin bakom oss ser vi fram emot att åter igen anordna träffen fysiskt, men med möjlighet att delta digitalt. Håll utkik i er mailinkorg och/eller via www.idainfront.se/anvandarforum

Hör gärna av er om ni vill ha tips och råd om hur ni kan få ut ännu mer nytta av ert e-arkiv – iipax archive!

MÖT VÅR NYA MEDARBETARE

Varmt välkommen till vårt Linköpingskontor

Olivia!

Hej Olivia, vad gör du på Ida Infront?
Jag är systemutvecklare i Team Energy, som arbetar med vår kund Energimyndigheten.

Hur hamnade du på Ida Infront?
Efter min tid på Linköpings Universitet hade jag hört om Ida Infront på mässor och runt campus och det jag hörde var positivt. Jag såg sedan en annons på LinkedIn och efter att ha läst in lite mer om vad Ida Infront gjorde tyckte jag att det verkade spännande att jobba med system som är samhällsnyttiga. Jag kom direkt från universitetet och kände att jag verkligen skulle kunna lära mig mycket här.

Vad betyder våra värderingar – We make friends, We are the solution, We build trust – för dig?
För mig handlar det främst om hur vi medarbetare interagerar med varandra, då jag inte har någon direkt kontakt med kund. Jag kände direkt att alla som jag stötte på var otroligt hjälpsamma och måna om att jag skulle känna mig välkommen. Det har aldrig varit svårt att be om hjälp med både stort och smått, med allt från utvecklarfrågor till hur saker fungerar i lunchrummet. Jag är inte rädd för att vara mig själv på jobbet, vilket jag tycker är otroligt viktigt.

Om du skulle beskriva dig med tre ord, vad skulle du säga då?
Nördig, noggrann, fantasifull.

Vad gör du helst på din fritid?
Jag spelar spel i olika former. Brädspel, dator/tv-spel, kortspel, rollspel och figurspel. Jag tycker även om att skapa där jag syr, stickar, virkar, broderar och allt möjligt annat. Leker även med min hund och gosar med någon av mina tre katter.

Vad ser du mest fram emot nu?
Fortsätta lära mig mer om olika tekniker och kanske hitta ett område jag vill skaffa spetskompetens inom. Jag vill också besöka Energimyndigheten för att se hur de jobbar.

Slutligen, om du fick äta middag med vem som helst i världen – vem skulle du välja och varför?
Dr Monique Botha, som är en autistisk person som forskar kring autism. Eftersom jag själv är autistisk tror jag det hade varit spännande att utbyta erfarenheter och få perspektiv från någon som genomfört forskning på högre nivå.

Tack för denna gång. Vi passar på att önska glad påsk och en trevlig långhelg. Vi hörs snart igen!