God morgon,

Trots ett regnigt maj, närmar sig sommaren med stormsteg. Inför detta nummer av Monday Morning Mail har vi träffat Energimarknadsinspektionen för en intervju om införandet av den nya e-tjänsten för koncessionsansökningar. Innan vi får höra mer om det, har vi en glad nyhet…

DIGG inför ärendehantering med iipax

I mitten av maj kom det glada beskedet att en av Sveriges nyare myndigheter – DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) inför ärendehantering med iipax. Vår vd Stefan Jonegård delade sina tankar i samband med beskedet:
– ” Jag är stolt över att DIGG kommer att använda iipax case för effektivisering av sin ärendehantering. Deras uppdrag att samordna och stödja den förvaltningsgemensamma digitaliseringen i syfte att göra den offentliga förvaltningen mer effektiv och ändamålsenlig är viktig. Att få verka för DIGGs fortsatta framgång är ännu ett hedersuppdrag för oss”.

Hela pressmeddelandet går att läsa här.

Intervju: Energimarknadsinspektionens lansering av e-tjänst för koncessionsansökan

Energimarknadsinspektionen (Ei) har arbetat med iipax ärendehantering sedan 2018, och i mars lanserade man sin nya e-tjänst för koncessionsansökningar. Ett arbete som pågått strax över ett år och som nu alltså stod klart i mitten av mars. Vi träffade Hossein Ghajar för att höra mer om bakgrunden till satsningen och hur han ser på det gångna projektet.

Stort grattis, igen, till den lyckade lanseringen, Hossein! Kan du berätta om din roll inom organisationen?
– Tack så mycket! Jag har varit på Energimarknadsinspektionen sedan 2016 och arbetar som projektledare och systemförvaltare. Jag, tillsammans med mina kollegor, har olika projekt vi förvaltar och mitt första uppdrag på Ei var att upphandla ett nytt och modernare diariesystem.

Vad är det för ansökningar e-tjänsten ska underlätta? Ta det från början.
– Koncession är ett gammalt ord för ”tillstånd” som ofta förekommer inom myndighetsvärlden i samband med ansökningar av olika slag. Hos oss på Energimarknadsinspektionen rör det sig om koncessionsansökningar kring el-och naturgasledningar som avser stora områden i landet. Här behöver vi som tillsynsmyndighet ha dialog med kommuner, markägare, samebyar, Länsstyrelsen, Elsäkerhetsverket, Skogsstyrelsen, Luftfartsverket osv. för att säkerställa att ansökningar är i sin ordning för att utfärda tillstånd och att inget strider mot bl.a. elförordningen. Det är många som ska säga sitt i en sådan här process och handläggningen pågår i regel flera år.

Oj, flera år?
– Ja, det är otroligt mycket dokumentation som sökanden behöver ta fram och förbereda, och ändå blir ansökan sällan helt komplett. Det blir en slags pingis med förfrågningar, kompletteringar och dialoger, och detta skapar såklart frustration samtidigt som det är väldigt tidsödande.

Så detta ligger till grund för utvecklandet av e-tjänsten?
– Ja, precis. Sverige har inte brist på elproduktion, men det finns ett stort behov av att bygga ut elnätet. Detta har gjort att Energimarknadsinspektionen fått utökad budget för att kunna korta ansökningsprocessen och därmed påskynda arbetet. Och vårt första steg var att få en ärendehanteringsprocess på plats, vilket är starten till vårt och Ida Infronts samarbete. Införandet av iipax under 2018 blev som nämnt mitt första uppdrag här på Ei och ända sedan dess har vi arbetat med att förbättra våra processer och bygga in dem i iipax, däribland processen för koncessionsansökningar. Detta gav resultat och hanteringen blev kortare.

Under 2020 var det dags för fas 2 i processen att korta ned handläggningstiderna för koncessionsansökningar. Idén om att stödja och styra ansökningarna med en e-tjänst väcktes och man slog på stort och byggde ”Dinkel” – den nya e-tjänsten för nätkoncessionsansökan. Namnet Dinkel är en akronym för orden: digital, nät, koncession och el, och är kopplad till Ei:s företagsportal där man kan ansöka, komplettera, ladda ner mallar, ladda upp filer och följa upp sitt ärende. Med andra ord, sedan mitten av mars kan företag nu göra hela sin koncessionsansökan via Dinkel.
– Vi vet att även ansökan tar tid att fylla i då det är mycket dokumentation som behövs. Nu kan man istället ladda upp dokumentation direkt i portalen och spara varefter. Hela processen är inbyggd i iipax och alla handlingar diarieförs där. Det finns en integration mellan iipax och e-tjänsten, vilket också speglas i företagsportalen.

Trots att Dinkel fortfarande är ganska ungt, har det redan hunnit komma någon ansökan den vägen. Man räknar med att få någon till under 2021, men att från nästa år kommer Dinkel att ta emot tiotals ansökningar. 

Hossein, om du ser tillbaka på detta projekt, vad är dina viktigaste lärdomar?
– Då vår målbild är att samla alla våra e-tjänster i samma portal, både ansökningar och inrapporteringar, har vi från start valt att tänka brett och stort. Arbetet med att få plattformen på plats har varit omfattande och tagit mycket tid, och även om det kändes stort då så vet vi att betala tillbaka sig framöver, vartefter vi utvecklar fler e-tjänster.
Det andra är kravarbetet! Det kan låta självklart, men det är otroligt viktigt att rätt personer är med i utformandet av kravspecifikationen. I vårt fall har användare; både administratörer, handläggare, jurister samt processansvariga varit med och tagit fram kraven. IT får inte ta för mycket plats, utan det är viktigt att låta verksamheten och användarna utforma tjänsten och sätta sin prägel på produkten.

Hosseins roll i projektet har varit att hjälpa alla intressenter att uttrycka sina krav och hans erfarenhet som ’scrum master’ har kommit väl till pass.

– Jag är van att arbeta enligt agila metoder och mitt jobb i projektet har varit att, som man brukar säga; ”se till att alla kommer in i matchen”. Och då både vi och ni på Ida Infront har arbetat enligt just agila metoder, har detta gjort att hela projektteamet haft samma tanke-och arbetssätt. Ingen av projektmedlemmar från verksamheten har gjort något liknande tidigare, och det har varit en fantastiskt rolig resa!

Jag vill också passa på och tacka mina kollegor som bidragit enormt till projektet; Eva Nordlander, Louise Norlin, Kristina Pers samt våra proffsiga leverantörer Ida Infront och CGI. Ei delar gärna med sig av sina erfarenheter med andra myndigheter och kommuner. Ni som läser denna artikel får gärna kontakta mig med era funderingar.

Tack själva för det fina samarbetet, och stort tack för att du tog dig tid, Hossein! 

Hossein Ghajar
IT-projektledare och systemförvaltare, Energimarknadsinspektionen
hossein.ghajar@ei.se

Möt vår nya medarbetare!

Välkommen Marie Pilsmo, Linköping…

Hej Marie, vad gör du på Ida Infront?
Som projektledare på Ida Infront är det mig du som kund kan möta som huvudkontakt in till oss, när du har ett projekt med oss. Det är jag som ser till att koordinera, driva på och följa upp våra uppdrag. Jag jobbar inom affärsområdet ’case management’ med vår produkt iipax case.

Hur hamnade du på Ida Infront?
Ida Infront är ett mindre men stabilt företag med möjlighet att påverka. Jag gillar den familjära stämningen med kunden i fokus och produkter som känns viktiga!

Om du skulle beskriva dig med tre ord, vad skulle du säga då?
Positiv, driven och strukturerad.

Vad gör du helst på din fritid?
Min fritid spenderar jag med man och tre barn, inklusive några hönor hemmavid. Vi gillar friluftsliv, träning och roliga upptåg.

Vad ser du mest fram emot nu?
Det självklara svaret är att kunna ses fysiskt (!) med alla mina nya kollegor och kunder för att lära känna varandra än mer. Utöver det att lära mig mer om produkterna och rollen som team lead jag är tänkt att axla framöver.

Slutligen, om du fick äta middag med vem som helst i världen – vem skulle du välja och varför?
Det skulle vara otroligt intressant att få äta middag med Oprah Winfrey, som är en kvinnlig förebild. Höra om den klassresa hon gjort och alla personer hon själv mött via sitt yrke som programledare.

Med det sagt tackar vi för denna gång. Vi hörs igen i slutet av juni!